LAS HABILIDADES GEMELAS
LA PLANIFICACIÓN Y LA ORGANIZACIÓN
Lic. Jaime Orlando García Psicólogo y catedrático en Luigi Orione University. El Salvador
1. HABILIDADES Y FUNCIONES EJECUTIVAS
Cuando se piensa en las funciones que realiza un ejecutivo, director, gerente o supervisor, inmediatamente se piensa en las exigencias a las que tiene que dar solución. Se puede afirmar que los principales desafíos y expectativas que debe asumir, todo ejecutivo, es las de obtener resultados y dar solución a diversas situaciones. No se espera que un ejecutivo eficaz sencillamente realice tareas, actividades o funciones, cayendo en lo que llamo “la trampa burocrática”. más bien todo lo que ellos hacen debe estar enfocado o encaminado hacia un resultado.
El ejecutivo tiene la responsabilidad de dirigir una organización y gestionar acciones y recursos a fin de llevarlo hacia un puerto seguro. Para ello debe asumir funciones propias de las actividades administrativas, el cual le demandará pensar de forma estratégicas, tomar decisiones, liderar equipos, gestionar recursos y más.
Las funciones y responsabilidades pueden variar según el nivel jerárquico dentro de la organización y el área de especialización, pero sin duda cuatro funciones claves serán particularmente necesarias y deben asumirla como condición obligatoria. Hacemos alusión a las tradicionales funciones administrativas como la planificación, organización, dirección y control.
Algunos autores como Lezak, 1995; Stuss y Levine, 2000 afirman que entre las funciones generales de un ejecutivo se destacan las capacidades que son necesarias para formular metas, diseño de planes, actividades implicadas en el proceso de planificación y en la definición de estrategias para lograr los objetivos, ejecutar planes, generar reconocimiento del logro, la necesidad de alterar la actividad, detenerla y generar nuevos planes de acción.
Los autores afirman que tales funciones administrativas son a vez procesos cognitivos y el concepto de función ejecutiva comprende las capacidades mentales necesarias para formular metas, planificar la manera de lograrlas y llevar adelante un plan de manera eficaz. Son funciones y a su vez capacidades o habilidades que permiten llevar a cabo una conducta eficaz, creativa y socialmente aceptada.
En esencia las funciones administrativas, especialmente la planificación y la organización son de control cognitivo, pues requiere concentración, flexibilidad de la conducta, creatividad y más. Esta funcionalidad depende del lóbulo frontal del cerebro, es decir el director general de la función cerebral.
Cuando hacemos la relación entre funciones administrativas y funciones cerebrales superiores, se debe pensar en dos principales autores, psicólogos rusos Lev, Vygosky y Alexander Luria quienes tales funciones corticales las denominaban como funciones ejecutivas, las cuales son esencia en el control, regulación y dirección de la conducta humana.
El término funciones ejecutivas fue acuñado por M. Lezak para hacer referencia a las capacidades implicadas en la formulación de metas, planificación y ejecución de la conducta de una forma eficaz. Nótese que Lezak hace referencia de las funciones ejecutivas como capacidades.,
Luria fue el primer autor y más adelante Goldberg en señalar que la región terciaria de los lóbulos frontales actúa como una superestructura sobre todas las demás partes de la corteza cerebral, llevando a cabo una función de regulación de la conducta más general y especializada
Dentro de este proceso administrativo de funciones esenciales para la dirección y conducción, retomaremos dos funciones que tienen doble consideración puesto que son funciones administrativas fundamentales, pero también son habilidades esenciales y críticas para todo ejecutivo, independientemente de su nivel funcional
Una planificación efectiva proporciona una dirección clara y ayuda a maximizar los recursos disponibles, mientras que una organización eficaz garantiza la utilización óptima de esos recursos y ejecución fluida de las actividades empresariales.
La planificación requiere entre muchas cosas que el ejecutivo desarrolle una serie de condiciones y atributos propios del talento humano tales como, visión a largo plazo, eficiencia operativa, adaptabilidad, etc.
La organización por su parte impacta también en la eficiencia operativas a través de la integración adecuada de recursos, asignándoles responsabilidades claras, estableciendo procesos y procedimientos y coordinando actividades para lograr los objetivos establecidos. De igual forma la función organizacional requiere tener claridad de roles, agilidad y capacidad de respuesta.
Los administradores deben ser capaces de ajustar los planes según sea necesario para responder a nuevas oportunidades o desafíos y la flexibilidad necesaria, ajustando el camino para llegar a las metas propuestas.
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Estas condiciones hibridas de funciones y habilidades nos ayuda a anticipar desafíos, identificar oportunidades y desarrollar estrategias para el crecimiento y la sostenibilidad, claridad sobre los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo, evita confusiones, conflictos y duplicaciones de esfuerzos, lo que contribuye a un ambiente de trabajo más armonioso y productivo.
La planificación eficaz permite una adecuada organización posibilitando el uso óptimo sus recursos, incluidos el tiempo, el dinero y el talento humano, ayuda a minimizar los costos, evitar la duplicación de esfuerzos y maximizar la productividad.
Si bien la planificación implica establecer metas y objetivos, también debe permitir la flexibilidad para adaptarse a cambios inesperados en el entorno empresarial bajo un esquema de una organización bien estructurada, ágil y con capacidad para responder rápidamente a cambios en el entorno empresarial, facilitando la toma de decisiones y la implementación de cambios cuando sea necesario.
2. LA PLANIFICACIÓN Y LA ORGANIZACIÓN HABILIDADES GEMELAS.
Cuando H. Gardner estableció su teoría de las inteligencias múltiples, partió del debate acerca del concepto de inteligencias, entre los múltiples propósitos era valorar el punto de vista que muchas personas tienen acerca del ese concepto tan discutido. Si bien su propuesta se decantó por determinar que “el ámbito de la cognición humana debe incluir un repertorio de aptitudes más universales y amplio” Gardner, 1994) , su definición de inteligencia la estableció como la “capacidad de resolver problemas . o de crear productos, que sean valiosos en uno o más ambientes culturales” (Gardner, 1994).
Al definir los signos por los que una condición humana puede ser considerar como inteligencia Gardner propone en uno de ellos que debe existir una operación medular o conjunto de operaciones identificables, por tanto, debe “existir una o más operaciones o mecanismos básicos de procesamiento de información que pueden manejar determinada clase específica de entrada”. (Gardner, 1994).
Por tanto, en la inteligencia lógica, por ejemplo, entra la sensibilidad, la capacidad discriminativa, el razonamiento o juicio, el análisis, la síntesis y más. Para que todos estos procesos se ejecuten en nuestro intricado sistema de conexión neuronal requiere la recepción de información, así inicia su procesamiento orientado hacia una finalidad.
La puesta en marcha del procesamiento lógico, por ejemplo con todo el conjunto de operaciones arriba mencionadas, demanda otro conjunto de atributos que podríamos llamarle habilidades e integrarlas bajo el concepto de planificación y organización.
Se puede decir que la planificación y la organización son habilidades debido a que implican capacidades para llevar a cabo actividades específicas de manera efectiva y eficiente y pueden ser desarrolladas, el cual es otro de los signos que Gardner integró en sus requisitos de inteligencia. Las personas pueden aprender a ser más eficientes en la forma en que planifican sus actividades y organizan sus recursos.
También estas habilidades pueden ser aplicables en diversas situaciones, ya que son condiciones que se ponen de manifiesto en una amplia variedad de contextos, como el trabajo, los estudios, actividades recreativas, personales, etc.
Cuando estas habilidades se ponen de manifiesto provocan efectividad, ya que ambas habilidades expresadas en conjunto tienden a generar mayor productividad en las personas, contribuyendo a alcanzar sus objetivos con mayor facilidad y manejar mejor los desafíos que se presentan.
Estos dos atributos, la planificación y la organización, en su puesta en acción, generalmente aparecen juntas puesto que están estrechamente relacionadas, pues son dos atributos claves para alcanzar objetivos y llevar a cabo tareas de manera efectiva.
En su puesta en marcha la planificación se relaciona con la organización al menos en 5 condiciones y es la razón por la que les llamo las habilidades gemelas.
1. Debe existir una secuencia de pasos para alcanzar un objetivo, de ahí que desde la definición del futuro se integra la planificación, sin embargo, para estructurar esos pasos de manera lógica y eficiente y garantizar que se completen de manera efectiva es que interviene la organización.
2. Asignación de recursos. Si bien el momentum de asignación de recursos es propio de la habilidad de organización, no es posible asignar recursos si no se ha previsto un resultado y su ruta de navegación, condiciones que ocurren en durante la planificación. En la planificación es cuando se identifican los recursos necesarios para llevar a cabo las tareas y en la organización se asignan estos recursos de manera adecuada y se gestionan eficientemente para maximizar su uso.
3. Gestión del tiempo: La planificación implica establecer plazos y horarios para completar tareas y en la organización se tendrá que administrar el tiempo de manera efectiva para cumplir con esos plazos y horarios. Es en la organización que surge la actitud de administrar adecuadamente las acciones y evitar a los vampiros del tiempo. Te recuerdo que el tiempo como tal no se puede administrar, ya que el concepto del tiempo es un invento humano, por ello se administran las acciones.
4. Coordinación de actividades: Una buena planificación requiere coordinar diferentes actividades y recursos y la ejecución de esas actividades que requiere coordinar su secuencia de manera que se complementen entre sí y se eviten conflictos es parte de la organización.
5. Seguimiento y control: Tanto la planificación como la organización requieren un seguimiento y control constante para asegurarse de que todo esté progresando según lo previsto. La organización facilita este seguimiento al estructurar las tareas de manera que sea más fácil monitorear su progreso.
Es fácil ahora comprende porque llamarles a las habilidades de planificación y de organización, metafóricamente “las habilidades gemelas”; puesto que son complementarias y se necesitan mutuamente para lograr resultados efectivos en cualquier tarea o proyecto. Son habilidades que tienen relación entre sí, y al igual que los gemelos que comparten una conexión especial y complementaria, estas habilidades trabajan juntas de manera muy estrecha para alcanzar objetivos y llevar a cabo tareas de manera efectiva.
La planificación y la organización también se complementan entre sí para garantizar el éxito en cualquier empresa, su integración genera en el procesamiento cerebral mayor efectividad por su estrecha relación.
Finalmente me gustaría mencionar que he desarrollado un esquema de cómo cultivar las habilidades gemelas de planificación y organización que se explican en detalles y con ejercicios en la materia Habilidades gerenciales II del MBA de la Luigi Orione University de Miami en donde me place ser miembro del staff de docentes.